Se debe incluir el NIF en cualquier documento que tenga relación con la actividad económica, al igual que una persona física se identifica con su número del carnet de identidad.
Cuando se constituye una empresa se dispone de un plazo de un mes para solicitar el NIF. Pues bien, ese NIF es provisional hasta que no se convierte en definitivo, una vez que la entidad está debidamente inscrita en el Registro Mercantil.
Esto supone que la empresa no tiene personalidad jurídica aún. Junto a su código aparecerá la expresión “en constitución”, de forma que cualquier tercero (por ejemplo un cliente o proveedor) pueda saber que es una empresa que aún no tiene su NIF definitivo.
El NIF provisional tiene que aparecer en todos los documentos comerciales de la empresa. Es importante saber que mientras que las sociedades mercantiles no tienen NIF definitivo, a efectos legales funcionan como una sociedad civil, por lo que sus socios responderán frente a la misma.